Vnitřní oznamovací systém společnosti Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s.
Společnost Dopravní podnik města Hradce Králové, a.s., se sídlem Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové, IČO: 25267213, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl B, vložka 1625 (dále „Společnost“):
a) s ohledem na zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále „ZOO“ nebo „zákon o ochraně oznamovatelů“), tzv. Whistleblowing, který uvádí především podmínky podávání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání, a podmínky poskytování ochrany fyzickým osobám, které oznámení učinily, a
b) s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen jako „GDPR“), které stanoví zejména pravidla týkající se ochrany fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů,
zavedla Vnitřní oznamovací systém Společnosti.
Vnitřní oznamovací systém Společnosti implementuje práva a povinnosti dle zákona o ochraně oznamovatelů.
I. OZNAMOVATEL A OZNÁMENÍ
1. Oznamovatel
1.1 Oznamovatelem je fyzická osoba, která učinila oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.
2. Oznámení
2.1 Oznámením se rozumí oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.
II. VNITŘNÍ OZNAMOVACÍ SYSTÉM
1. Příslušná osoba a kontaktní údaje pro podání Oznámení
1.1 Společnost v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů zavedla vnitřní oznamovací systém Společnosti, určený pro přijímání a vyřizování Oznámení.
1.2 Společnost určila následující příslušnou osobou k výkonu činnosti příslušné osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů: Ing. Josef Januš (dále „Příslušná osoba“).
1.3 Příslušná osoba je osobou, která v rámci vnitřního oznamovacího systému Společnosti přijímá a vyřizuje Oznámení.
1.4 Společnost umožňuje podání Oznámení písemně, ústně i osobně, a to takto:
· telefon Příslušné osoby: +420 495 089 270,
· e-mail Příslušné osoby: oznameni@dpmhk.cz,
· prostřednictvím kontaktního formuláře Příslušné osoby na stránkách www.dpmhk.cz
· poštou na doručovací adresu: Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové, a to s uvedením informace „K rukám Příslušné osoby“,
· osobně v kanceláři Příslušné osoby: Pouchovská 153/52, Věkoše, 500 03 Hradec Králové, budova, přízemí, místnost č. 19; úřední hodiny Příslušné osoby pro osobní jednání po – pá, 8:30 hod – 10:30 hod, nebo dle předchozí domluvy.
2. Obsah oznámení – totožnost Oznamovatele
2.1 Dle § 2 odst. 2 ZOO obsahuje Oznámení také údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je Příslušné osobě známa.
3. Nevyloučení oznamovatelů
3.1 Společnost nevylučuje přijímání Oznámení od osoby, která pro Společnost nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) ZOO.
4. Oznamování ministerstvu
4.1 Způsoby oznamování Ministerstvu spravedlnosti jsou uvedeny na adrese: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
5. Ochrana oznamovatele
5.1 Podmínky nároku na ochranu Oznamovatele a rozsah a obsah ochrany Oznamovatele jsou uvedeny v zákoně o ochraně oznamovatelů.
5.2 Ochrana před odvetným opatřením nenáleží osobě, která učinila Oznámení, aniž měla oprávněné důvody se domnívat, že se zakládá na pravdivých informacích.
6. Postup Příslušné osoby po podání Oznámení
6.1 Oznamovateli je umožněno podat Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému písemně i ústně (včetně telefonického oznámení) nebo na jeho žádost osobně.
6.2 Požádá-li o to Oznamovatel, je Příslušná osoba povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal.
6.3 O přijetí Oznámení je Příslušná osoba povinna do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět Oznamovatele, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijetí Oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí Oznámení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
7. Nakládání s informacemi a s osobními údaji
7.1 S podanými Oznámeními se může seznamovat pouze Příslušná osoba. Příslušná osoba neposkytne informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání Oznámení.
7.2 Informace o totožnosti Oznamovatele a osoby podle § 4 odst. 2 písm. a) až h) ZOO je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je Příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle obecně závazných právních předpisů; to platí obdobně pro informace o totožnosti osoby uvedené v Oznámení, jde-li o postup podle hlavy III. ZOO.
7.3 Poskytuje-li Příslušná osoba informaci o totožnosti Oznamovatele orgánu veřejné moci podle § 20 odst. 2 ZOO, je povinna o tom předem Oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit Oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.
8. Posouzení Oznámení
8.1 Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost Oznámení a písemně vyrozumět Oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí Oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je Příslušná osoba povinna Oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o výsledcích posouzení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o výsledcích posouzení by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
8.2 Zjistí-li Příslušná osoba při posuzování důvodnosti Oznámení, že nejde o Oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí Oznamovatele.
8.3 Je-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba Společnosti navrhne opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Je-li oznámení podáno u příslušné osoby povinného subjektu, pro který Oznamovatel nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, navrhuje Příslušná osoba nápravná opatření osobě, pro kterou Oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nevylučuje-li to povaha věci. Nepřijme-li Společnost opatření navržené Příslušnou osobou, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření; to neplatí, jde-li o opatření navržené jiné osobě než povinnému subjektu, který tuto Příslušnou osobu určil.
O přijatém opatření Společnost neprodleně vyrozumí Příslušnou osobu, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele, ledaže:
a) Oznamovatel výslovně požádal Příslušnou osobu, aby ho o přijatých opatřeních nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijatých opatřeních by došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
8.4 Není-li Oznámení vyhodnoceno jako důvodné, Příslušná osoba bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí Oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v Oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že Oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí Oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.
9. Zaznamenávání ústně podaných Oznámení
9.1 O ústním Oznámení pořídí Příslušná osoba jeho zvukovou nahrávku nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního Oznámení. Zvukovou nahrávku ústního Oznámení lze pořídit pouze se souhlasem Oznamovatele. Příslušná osoba umožní Oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření Oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.
10. Evidence a uchovávání Oznámení
10.1 Příslušná osoba je povinna v elektronické podobě vést evidenci údajů o přijatých Oznámeních, a to v rozsahu:
a) datum přijetí Oznámení,
b) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,
c) shrnutí obsahu Oznámení a identifikace osoby, proti které Oznámení směřovalo, je-li jí její totožnost známa,
d) datum ukončení posouzení důvodnosti Oznámení Příslušnou osobou a jejich výsledek.
10.2 Příslušná osoba je povinna uchovávat Oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s Oznámením po dobu 5 let ode dne jeho přijetí.
10.3 Do evidence, k dokumentům souvisejícím s Oznámením a k uchovávaným Oznámením má přístup v případě Oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému pouze Příslušná osoba.
11. Vědomě nepravdivé Oznámení - přestupek
11.1 Dle § 23 odst. 1 ZOO se fyzická osoba dopustí přestupku tím, že podá vědomě nepravdivé Oznámení.
11.2 Za přestupek podle § 23 odst. 1 ZOO lze uložit pokutu do 50 000 Kč.
12. Vnější oznamovací systém
12.1 Příslušným orgánem pro provozování vnějšího oznamovacího systému je Ministerstvo spravedlnosti.
III. OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Obecné principy a zpracovávané osobní údaje
1.1 Jakékoli zpracovávání osobních údajů podle zákona o ochraně oznamovatelů, se provádí v souladu s nařízením GDPR.
1.2 Společnost jako správce osobních údajů zpracovává následující osobní údaje:
a) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa Oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost Oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy; a
b) identifikační údaje osoby, proti které Oznámení směřuje, jsou-li jí tyto údaje známy.
1.3 Oznámení lze učinit i anonymně, když v takovém případě ke zpracování osobních údajů Oznamovatele nedochází.
2. Informace dle čl. 13 GDPR
V souladu s čl. 13 GDPR tímto Společnost poskytuje všem subjektům osobních údajů následující informace:
a) Totožnost a kontaktní údaje správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Společnost.
b) Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Společnost jmenovala pověřence pro ochranu osobních údajů, a to společnost GDPR Hradec s.r.o., se sídlem: Orlické nábřeží 376/17, 500 03 Hradec Králové, IČ: 06708218, kontaktní osoba: Mgr. Martin Jeřábek, e-mail: info@gdprhradec.cz, tel.: +420 495 510 765.
c) Účely zpracování
Zpracování a vyřízení Oznámení dle zákona o ochraně oznamovatelů.
d) Právní základ zpracování
Právním základem zpracování osobních údajů je právní titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, když zpracování osobních údajů je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost jako na správce vztahuje, a titul uvedený v čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR, tj. souhlas Oznamovatele (subjektu údajů) pro účely případného poskytnutí informace o totožnosti Oznamovatele a pro účely pořízení zvukové nahrávky nebo přepisu ústního Oznámení.
e) Kategorie dotčených subjektů údajů
Oznamovatelé, další osoby dle zákona o ochraně oznamovatelů, a osoby jichž se Oznámení dotýká.
f) Případní příjemci osobních údajů
Orgány činné v trestním řízení, pokud budou splněny zákonné podmínky pro předání zpracovaných osobních údajů tomuto orgánu.
g) Doba zpracování osobních údajů
Po dobu nezbytnou k vypřádání Oznámení a skutečností v něm uvedených, a po dobu plnění povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy, zejména zákona o ochraně oznamovatelů.
h) Zdroj osobních údajů
Oznámení a osobní údaje uvedené Oznamovatelem.
i) Práva subjektů údajů:
1) Právo na přístup k osobním údajům
Subjekt údajů má právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na jeho žádost Společnost poskytne kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu.
2) Právo na opravu osobních údajů
Subjekt údajů má právo na to, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se ho týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování má subjekt údajů právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.
3) Právo na výmaz osobních údajů
Subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, který by Společnost zpracovávala neoprávněně.
4) Právo na omezení zpracování osobních údajů
Subjekt údajů má právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 GDPR (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
5) Právo na přenositelnost osobních údajů
Subjekt údajů má právo na to, aby mu Společnost poskytla automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně, aby Společnost tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.
6) Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování
Subjekt údajů má právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro něj mělo právní účinky nebo se jej významně dotýkalo. Společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.
7) Právo podat námitku
Subjekt údajů má právo podat námitku proti zpracování osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu.
8) Požadavek na zpracování osobních údajů
Pokud budou osobní údaje Oznamovatelem poskytnuty, budou zpracovány v souladu s nařízením GDPR. Zpracování osobních údajů Oznamovatele je prováděno na základě zákona o ochraně oznamovatelů a čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR, není smluvním požadavkem, a Oznamovatel není povinen osobní údaje poskytnout.
Poskytnutí či neposkytnutí osobních údajů nemá pro Oznamovatele žádný důsledek kromě toho, že v případě neposkytnutí osobních údajů nebude Společnost schopna identifikovat Oznamovatele.
9) Právo na podání stížnosti
Subjekt údajů má právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na Společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu.
3. Způsob uplatnění práv na ochranu osobních údajů
3.1 Pro uplatnění svých práv v souvislosti s Oznámením kontaktujte na straně Společnosti: Příslušnou osobu.
3.2 Na stránkách http://www.dpmhk.cz/ jsou umístěny vzory formulářů pro uplatnění práv subjektů údajů.
3.3 V některých případech vymezených legislativou není Společnost povinna zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech Společnost může:
· uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo
· odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud Společnost obdrží žádost ve věci ochrany osobních údajů, ale bude mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, může požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení totožnosti žadatele.